Постановление Администрации города Хабаровска от 11.12.2013 N 5357 "Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска и ее состава"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 декабря 2013 г. № 5357
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА И ЕЕ СОСТАВА
Список изменяющих документов
(в ред. постановлений администрации г. Хабаровска от 09.06.2014 № 2353,
от 27.10.2015 № 3655)
На основании Устава городского округа "Город Хабаровск", протокола заседания экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 27.09.2013 № 12 администрация города постановляет:
1. Утвердить Положение о Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска согласно приложению № 1.
2. Утвердить состав Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска согласно приложению № 2.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра города - управляющего делами администрации г. Хабаровска Безлепкина В.Д.
4. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.
И.о. мэра города
В.Ф.Лебеда
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
администрации города Хабаровска
от 11 декабря 2013 г. № 5357
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Список изменяющих документов
(в ред. постановлений администрации г. Хабаровска от 09.06.2014 № 2353,
от 27.10.2015 № 3655)
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия администрации города Хабаровска (далее - ЦЭК администрации города) создается для:
- организации и проведения экспертизы ценности документов постоянного хранения, в том числе на различных носителях, и документов по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, отбора их для передачи на постоянное хранение в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив Хабаровского края) и долговременное хранение в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" и муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование" (далее - муниципальные архивные учреждения города Хабаровска);
- изучения состояния вопросов, связанных с соблюдением действующего законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий города;
- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) и центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) структурных подразделений администрации города Хабаровска;
- содействия повышению качества и внедрению нормативных документов, методических рекомендаций и пособий архивных органов Хабаровского края и города Хабаровска в деятельность структурных подразделений администрации города Хабаровска.
1.2. ЦЭК администрации города является совещательным органом администрации города Хабаровска.
1.3. Организация деятельности ЦЭК администрации города осуществляется управлением делами администрации города Хабаровска в лице его структурного подразделения - архивного отдела.
1.4. Председателем ЦЭК администрации города является заместитель мэра города - управляющий делами администрации города Хабаровска. Заместителем председателя ЦЭК администрации города назначается начальник архивного отдела управления делами администрации города Хабаровска. В состав ЦЭК администрации города входят наиболее квалифицированные сотрудники в области делопроизводства и архивного дела администрации города Хабаровска. В состав ЦЭК администрации города может входить представитель государственного архива Хабаровского края по согласованию.
1.5. Председатель осуществляет общее руководство работой ЦЭК администрации города. В отсутствие председателя его функции выполняет заместитель председателя. В отсутствие председателя и заместителя председателя заседание проводит один из членов ЦЭК администрации города.
1.6. Секретарем ЦЭК администрации города назначается главный специалист архивного отдела управления делами администрации города Хабаровска.
1.6.1. Секретарь ЦЭК администрации города:
- отвечает за текущее делопроизводство и архив ЦЭК администрации города;
- обеспечивает созыв заседаний ЦЭК администрации города, обеспечивает подготовку повестки дня заседаний, а также списка приглашенных на заседание ЦЭК администрации города;
- организует ознакомление членов ЦЭК администрации города с документами, рассмотрение которых внесено в повестку дня, их регистрацию и передачу ответственным исполнителям для проведения экспертизы;
- контролирует прохождение документов, поступивших на рассмотрение ЦЭК администрации города, в установленные сроки;
- осуществляет протоколирование хода заседания ЦЭК администрации города и оформляет все виды документов ЦЭК администрации города;
- в установленные сроки направляет решения ЦЭК администрации города в структурные подразделения администрации города Хабаровска и муниципальные учреждения и предприятия;
- представляет сведения о количестве документов, рассмотренных на заседаниях ЦЭК администрации города, для составления годового отчета;
- обеспечивает сохранность документов ЦЭК администрации города.
1.7. В своей деятельности ЦЭК администрации города руководствуется:
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Законом Хабаровского края от 29.09.2005 № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела";
- приказами и решениями управления по делам архивов Правительства Хабаровского края;
- Уставом городского округа "Город Хабаровск" (принят решением Хабаровской городской Думы от 13.07.2004 № 509);
- постановлениями и распоряжениями администрации города Хабаровска;
- постановлением мэра города Хабаровска от 24.10.2006 № 1322 "О распределении обязанностей между мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города";
- Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (утверждена распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 № 250-р);
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст);
- Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден Приказом Росархива от 11.03.1997 № 11);
- Регламент администрации города Хабаровска (утвержден распоряжением администрации города Хабаровска от 11.01.2011 № 6-р);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19);
- Основными правилами работы ведомственных архивов (утверждены Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);
- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477);
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
- нормативными документами, методическими рекомендациями и пособиями архивных органов Хабаровского края и города Хабаровска;
- типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения;
- номенклатурой дел администрации города Хабаровска, а также типовыми и примерными номенклатурами дел;
- настоящим Положением.
2. Задачи ЦЭК администрации города
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении Сводной номенклатуры дел и Перечней документов постоянного хранения и по личному составу администрации города Хабаровска.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов постоянного хранения и по личному составу, документы которых входят в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, на стадии подготовки их к передаче в государственный архив Хабаровского края и муниципальные архивные учреждения города Хабаровска.
3. Функции ЦЭК администрации города
ЦЭК администрации города осуществляет следующие функции:
3.1. Организует и координирует работу по подготовке муниципальных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела.
3.2. Рассматривает вопросы, связанные с организацией и проведением экспертизы ценности документов постоянного хранения, в том числе на различных носителях, и документов по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, в том числе:
3.2.1. Организует работу по ежегодному отбору документов постоянного хранения, в том числе на различных носителях, и документов по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, для передачи их в государственный архив Хабаровского края и муниципальные архивные учреждения города Хабаровска.
3.2.2. Изучает состояние вопросов, связанных с соблюдением действующего законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Хабаровска и муниципальных учреждениях и предприятиях.
На основе полученных результатов разрабатывает предложения и рекомендации по совершенствованию вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов и организации их в делопроизводстве.
3.2.3. Оказывает содействие и методическую помощь структурным подразделениям администрации города Хабаровска:
- по выявлению владельцев личных архивов, имеющих историко-культурное значение, и возможной их передаче в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания документальной истории органов местного самоуправления.
3.2.4. Вносит на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края) предложения об увеличении сроков хранения отдельных категорий документов и об определении не предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и перечнями сроков хранения документов.
3.2.5. Осуществляет методическое руководство работой ЭК и ЦЭК структурных подразделений администрации города Хабаровска.
3.3. Согласовывает:
- Инструкцию по делопроизводству администрации города Хабаровска;
- Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;
- Перечень документов постоянного хранения структурных подразделений, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;
- Опись дел постоянного хранения администрации города Хабаровска;
(в ред. постановления администрации г. Хабаровска от 27.10.2015 № 3655)
- описи дел постоянного хранения на различных носителях администрации города Хабаровска;
- положение о ЦЭК администрации города;
- положение об архиве администрации города Хабаровска;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов;
- акты приема-передачи документов при смене руководителя и специалиста общего отдела управления делами администрации города, ответственного за архив.
- Положения об ЭК структурных подразделений администрации города, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива.
(абзац введен постановлением администрации г. Хабаровска от 27.10.2015 № 3655)
(п. 3.3 в ред. постановления администрации г. Хабаровска от 09.06.2014 № 2353)
3.4. После согласования документов ЦЭК администрации города на утверждение ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края представляются:
- опись дел постоянного хранения структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;
- опись дел постоянного хранения на различных носителях администрации города Хабаровска.
3.5. После согласования документов ЦЭК администрации города на согласование ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края представляются:
- положение о ЦЭК администрации города;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов.
3.6. После согласования документов ЦЭК администрации города на согласование научному экспертно-методическому совету государственного архива Хабаровского края (далее - НЭМС государственного архива Хабаровского края) представляются:
- Инструкция по делопроизводству администрации города Хабаровска;
- Сводная номенклатура дел администрации города Хабаровска;
- Перечень документов постоянного хранения структурных подразделений, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;
- опись дел по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;
- годовой план работы ЦЭК администрации города;
- годовой отчет о работе ЦЭК администрации города;
- положение об архиве администрации города Хабаровска.
3.7. Совместно с делопроизводственной и архивной службами администрации города Хабаровска организует для сотрудников администрации города Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий семинары-практикумы.
3.8. Рассматривает и принимает к сведению опись дел по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска.
(п. 3.8 введен постановлением администрации г. Хабаровска от 09.06.2014 № 2353)
4. Права ЦЭК администрации города
ЦЭК администрации города имеет право:
4.1. Давать рекомендации структурным подразделениям администрации города Хабаровска и муниципальным учреждениям и предприятиям по вопросам делопроизводства и архивного дела.
4.2. Требовать от структурных подразделений администрации города Хабаровска соблюдения нормативов по оформлению и предоставлению документов на рассмотрение ЦЭК администрации города, возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.
4.3. Заслушивать на заседаниях ЦЭК администрации города информацию представителей структурных подразделений администрации города Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий по вопросам делопроизводства и архивного дела.
4.4. Запрашивать от структурных подразделений администрации города Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий:
- информацию о выполнении муниципальных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства, решений ЦЭК администрации города;
- отчеты о выполнении планов работы ЭК и ЦЭК структурных подразделений администрации города Хабаровска, ЭК муниципальных учреждений и предприятий;
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
4.5. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений администрации города Хабаровска, представителей управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, государственного архива Хабаровского края, сторонних организаций.
4.6. Информировать мэра города Хабаровска по вопросам, относящимся к компетенции ЦЭК администрации города.
4.7. В установленном порядке представлять администрацию города Хабаровска на заседаниях ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края и НЭМС государственного архива Хабаровского края.
5. Организация работы ЦЭК администрации города
5.1. ЦЭК администрации города работает в соответствии с годовым планом, утвержденным председателем ЦЭК администрации города.
При составлении годового плана работы ЦЭК администрации города учитываются годовые планы развития архивного дела в городе Хабаровске, государственного архива Хабаровского края, предложения членов ЦЭК администрации города.
Предложения в годовой план работы ЦЭК администрации города представляются ежегодно до 01 ноября.
План работы ЦЭК администрации города ежегодно представляется на утверждение председателю ЦЭК администрации города до 15 ноября.
Годовые планы и отчеты о деятельности ЦЭК администрации города представляются в государственный архив Хабаровского края.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК администрации города, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже чем 2 раза в год.
5.3. Заседания ЦЭК администрации города и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее 2/3 от общего числа членов ЦЭК администрации города. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК администрации города. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
Решение принимается по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭК администрации города. При равенстве голосов спорные вопросы разрешаются председателем ЦЭК администрации города.
5.4. ЦЭК администрации города имеет простую печать установленного образца. Печать проставляется на грифах согласования рассмотренных документов.
5.5. ЦЭК администрации города может иметь общий бланк и бланк письма для оформления документов.
5.6. В деятельности ЦЭК администрации города могут создаваться следующие виды документов: протоколы, решения, акты, справки, информации.
5.7. Заседания ЦЭК администрации города протоколируются. Протоколы подписывают секретарь и заместитель председателя, утверждает председатель ЦЭК администрации города. Особые мнения членов ЦЭК администрации города отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
5.8. Протоколы ЦЭК администрации города печатаются в одном экземпляре и оформляются в течение 3 рабочих дней.
5.9. На основании протокола оформляется решение ЦЭК администрации города. Решение подписывается председателем ЦЭК администрации города и в течение 3 рабочих дней направляется исполнителям.
5.10. Снятие или продление сроков контроля осуществляется на заседаниях ЦЭК администрации города.
6. Взаимоотношения и связи
ЦЭК администрации города для решения стоящих перед ней задач взаимодействует с ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, НЭМС государственного архива Хабаровского края, экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела управления делами администрации города Хабаровска, ЭК и ЦЭК структурных подразделений администрации города Хабаровска, ЭК муниципальных учреждений и предприятий.
Приложение № 2
УТВЕРЖДЕН
Постановлением
администрации города Хабаровска
от 11 декабря 2013 г. № 5357
СОСТАВ
ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА
Список изменяющих документов
(в ред. постановления администрации г. Хабаровска от 27.10.2015 № 3655)
№ п/п
Фамилия, имя, отчество
Должность
1
2
3
1.
Безлепкин Вячеслав Дмитриевич
- председатель комиссии, заместитель мэра города - управляющий делами администрации города
2.
Люсая Лидия Ивановна
- заместитель председателя комиссии, начальник архивного отдела управления делами администрации города
3.
Устюжанина Ирина Владимировна
- секретарь комиссии, главный специалист архивного отдела управления делами администрации города
Члены комиссии:
4.
Астапова Наталья Никифоровна
- начальник отдела контроля и документационного обеспечения департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации города
5.
Бояркина Ольга Викторовна
- начальник общего отдела комитета администрации города Хабаровска по управлению Индустриальным районом
6.
Жукова Татьяна Матвеевна
- заведующий сектором по рассмотрению обращений граждан и делопроизводству отдела по организационно-методической работе и делопроизводству комитета администрации города Хабаровска по управлению Центральным районом
7.
Малашенко Анна Арнольдовна
- заместитель начальника юридического управления администрации города
8.
Милованов Станислав Евгеньевич
- заместитель начальника управления муниципального заказа администрации города
9.
Минорская Ирина Александровна
- начальник управления кадров и муниципальной службы администрации города
10.
Назарова Татьяна Сергеевна
- заведующий сектором контроля и документационного обеспечения управления социальной работы с населением администрации города
11.
Наконечный Иван Алексеевич
- начальник общего отдела комитета администрации города по управлению Железнодорожным районом
12.
Охрименко Татьяна Марксовна
- начальник общего отдела управления Делами администрации города
13.
Подгорный Алексей Викторович
- заместитель начальника управления по физической культуре и спорту администрации города
14.
Сниткина Светлана Владимировна
- главный специалист общего отдела управления образования администрации города
15.
Ткачева Татьяна Григорьевна
- начальник общего отдела комитета администрации города Хабаровска по управлению Краснофлотским районом
16.
Чеботарев Юрий Яковлевич
- заместитель начальника контрольного управления администрации города
17.
Цой Сергей Афанасьевич
- начальник общего отдела комитета администрации города Хабаровска по управлению Кировским районом
18.
Чижикова Елена Викторовна
- заведующий сектором контроля и документационного обеспечения департамента муниципальной собственности администрации города
19.
Шевандронова Ксения Александровна
- директор центра комплектования и экспертизы ценности документов КГКУ "Государственный архив Хабаровского края"
------------------------------------------------------------------