Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13.05.2013 N 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края"

ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 13 мая 2013 г. № 200-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
МИНИСТЕРСТВАХ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ, ИНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ
ВЛАСТИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в министерствах края, иных органах исполнительной власти края:
1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Примерная инструкция).
2. Министрам края, руководителям иных органов исполнительной власти края в срок до 01 сентября 2013 г. обеспечить разработку индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края (далее - индивидуальная инструкция по делопроизводству) на основе Примерной инструкции и утвердить ее после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства края.
3. Управлению по делам архивов Правительства края:
3.1. Оказать методическую помощь министерствам края, иным органам исполнительной власти края при подготовке ими индивидуальных инструкций по делопроизводству.
3.2. Обеспечить согласование индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Вр.и.о. Губернатора
В.И.Шпорт





УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
Губернатора Хабаровского края
от 13 мая 2013 г. № 200-р

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ, ИНЫХ
ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее также - органы исполнительной власти края).
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. № 117-пр, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 04 мая 2012 г. № 212-р.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.
Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органе исполнительной власти края, должны обеспечивать выполнение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края.
1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти края осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).
1.5. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти края, устанавливаются должностными регламентами.
1.6. Органы исполнительной власти края организуют и ведут делопроизводство на основе Индивидуальных инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти края, регламентов органов исполнительной власти края, других нормативно-методических документов.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края утверждаются руководителями органов исполнительной власти края после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК).
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края порядка работы с документами в органах исполнительной власти края возлагается на их руководителей.
1.8. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.9. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.10. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти края.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти края.
1.12. Работники структурных подразделений органа исполнительной власти края несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края.
1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти края;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти края;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти края, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти края;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти края, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти края;
"электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением системы электронного документооборота.
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Создание документов в органе исполнительной власти края

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти края на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы бланков документов органа исполнительной власти края утверждаются руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края (далее также - край).
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.3. В органах исполнительной власти края применяются следующие бланки:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. № 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" полиграфическими предприятиями по заказам органов исполнительной власти края. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
3.1.6. Бланки органов исполнительной власти края подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 1).
3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти края. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.
3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков органа исполнительной власти края возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:
получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их в службу делопроизводства (приложение № 2).
3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти края необходимо установить, что:
бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;
в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;
передача бланков другим организациям и лицам не допускается;
ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;
по мере необходимости или с периодичностью, установленной Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края, комиссионно списываются испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края. После утверждения акта (приложение № 3) испорченные бланки уничтожаются. Один экземпляр акта передается в службу делопроизводства;
невостребованные бланки возвращаются в службу делопроизводства или подразделение, осуществляющее учет бланков.

3.2. Шаблоны электронных документов
Электронные документы, создаваемые в органе исполнительной власти края, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы шаблонов электронных документов органа исполнительной власти края утверждаются руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.
Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения герба края.

3.3. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые органом исполнительной власти края, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах исполнительной власти края, являются:
а) герб Хабаровского края;
б) наименование органа исполнительной власти края;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе исполнительной власти края;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) заголовок документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти края; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
При подготовке раздела Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в соответствии с приложением № 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

4. Требования к подготовке и
оформлению проектов законов края

4.1. Взаимодействие органов исполнительной власти края с Законодательной Думой края в сфере законопроектной деятельности осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 марта 2011 г. № 31 "Об обеспечении взаимодействия министерств Хабаровского края, иных органов исполнительной власти Хабаровского края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края с Законодательной Думой Хабаровского края и Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в сфере законопроектной деятельности".
Разработка проектов законов края (далее также - законопроект) и постановлений Законодательной Думы края, носящих нормативный правовой характер (далее также - постановление Думы), осуществляется в соответствии с Примерным перечнем проектов законов края, проектов постановлений Законодательной Думы края, проектов федеральных законов, проектов постановлений Губернатора края, Правительства края на соответствующий год, утверждаемым Губернатором края.
4.2. К законопроектам и постановлениям Думы орган исполнительной власти края прилагает следующие материалы:
1) пояснительную записку, содержащую предмет регулирования и изложение концепции предлагаемого законопроекта (постановления Думы);
2) перечень актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию в связи с принятием данного закона (постановления Думы);
3) финансово-экономическое обоснование.
4.3. Исполнитель направляет согласованный текст законопроекта (постановления Думы) с приложением документов, указанных в пункте 4.2 настоящей Инструкции по делопроизводству, в главное юридическое управления Губернатора и Правительства края, которое в случае необходимости вносит в них уточнения.
4.4. Законопроект оформляется в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению законопроектов, утвержденными распоряжением председателя Законодательной Думы края от 16 февраля 2010 г. № 148-р.
Образец оформления законопроекта приведен в приложении № 5 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows или иной текстовый редактор с совместимым форматом файлов с использованием шрифта Times New Roman размером № 13, через одинарный межстрочный интервал.
Каждый напечатанный лист документа имеет размеры полей: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее, размеры полей при печати альбомной ориентации аналогичные.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, его фамилия и инициалы, ниже печатается слово "Проект".

Например:

Вносится Губернатором
Хабаровского края
Фамилия И.О.

Проект

5. Подготовка и оформление проектов актов
Губернатора края, Правительства края

5.1. Подготовка проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края, Правительства края
5.1.1. Подготовка проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края, Правительства края производится разработчиками указанных актов в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.
5.1.2. Проект акта Губернатора края, Правительства края должен отвечать следующим требованиям:
1) объем проекта акта (без приложений), как правило, не должен превышать трех листов;
2) проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и действующих государственных стандартов;
3) структура проекта акта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта акта может иметь вводную, постановляющую и заключительную части;
4) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;
5) в проекте акта должны использоваться только полные наименования органов и организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании; общеизвестные термины;
6) текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;
7) положения проекта акта не должны противоречить изданным ранее нормативным правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.
Проект акта, содержащий положения о признании правового акта утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу правовых актов и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в акт, который признается утратившим силу.
При подготовке проекта акта о внесении изменений в действующий правовой акт последний должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект акта о внесении изменений в действующий правовой акт в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.
Нормативный акт, вносящий изменения в ранее принятые нормативные акты, должен сохранять ту же структуру, что и основной нормативный акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.
Если постановление или распоряжение признает утратившим силу ранее принятый документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на документ (пункт документа), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.
5.1.3. Во вводной части (преамбуле) проекта акта Губернатора края, Правительства края излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не делится на пункты, подпункты.
Преамбула проекта акта Губернатора края, Правительства края, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава края и законов края, а также актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.
5.1.4. Постановляющая часть текста проекта акта Губернатора края, Правительства края, предусматривающего конкретные задания (поручения) исполнителям, обязательно должна содержать:
1) точные наименования органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурные подразделения аппарата) - исполнителей заданий (поручений). Фамилии и инициалы руководителей органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата указываются в скобках в именительном падеже. Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы;
2) срок исполнения задания (поручения);
3) срок представления Губернатору края доклада об исполнении задания (поручения) с указанием лица, ответственного за его представление. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.
Положения проекта акта оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания, поручения) или при разбивке этого действия (задания, поручения) на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.
Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта акта содержит только одно задание (поручение) и с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты распорядительной части проекта акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение.
В случае наличия в проекте акта положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее государственную должность или должность государственной гражданской службы края в системе органов исполнительной власти края, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)". Письменное согласие должностного лица (подлинник) прилагается к проекту акта Губернатора края, Правительства края.
5.1.5. Заключительная часть текста проекта акта Губернатора края, Правительства края может содержать:
1) переходные положения;
2) указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;
3) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих актов Губернатора края, Правительства края;
4) пункт о контроле за выполнением акта, если такое указание необходимо.
5.1.6. Приложение к акту Губернатора края, Правительства края является его неотъемлемой частью.
Приложениями к актам могут быть положения, регламенты, концепции, программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п.
Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте акта.
Приложения к проекту акта Губернатора края, Правительства края подписываются руководителем органа исполнительной власти края, осуществляющего подготовку проекта акта. При тиражировании подписанных актов Губернатора края, Правительства края для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.
Акты, принятые другими органами или организациями, приложениями к актам Губернатора края, Правительства края не оформляются.
5.1.7. Согласование проекта акта Губернатора края, Правительства края осуществляется путем его визирования руководителем органа исполнительной власти края (лицом, исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти края) в листе согласования проекта.
Лист согласования проекта акта Губернатора края, Правительства края должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование вида документа (лист согласования);
2) вид и наименование согласуемого проекта;
3) гриф согласования;
4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;
5) личная подпись должностного лица, согласовывающего проект, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);
6) дата согласования проекта;
7) дата поступления проекта на согласование;
8) личная подпись, ее расшифровка (инициалы, фамилия) и номер телефона руководителя (сотрудника) структурного подразделения соответствующего органа исполнительной власти края, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего правовую экспертизу проекта акта Губернатора края, Правительства края, и (или) первичный анализ проекта в целях выявления содержащихся в нем коррупциогенных факторов;
9) отметка об исполнителе, представляющем проект акта на согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон).
Все листы согласования обязательно должны быть пронумерованы.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
5.1.8. При согласовании проекта акта Губернатора края, Правительства края с главами городских округов и муниципальных районов края согласование оформляется визой в листе согласования проекта либо к проекту прилагается письмо (подлинник), оформленное на соответствующем бланке, подписанное главой городского округа или муниципального района, при этом в листе согласования указывается: "Письмо от 00.00.0000 № 000 прилагается".
5.1.9. При "веерном" согласовании исполнители направляют копии проекта акта Губернатора края, Правительства края одновременно в адрес каждого органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата, с которым данный проект должен быть согласован, за исключением главного юридического управления Губернатора и Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, с приложением отдельных листов согласования, на каждом из которых указываются все реквизиты листа согласования и только одно согласующее лицо.
5.1.10. Рекомендуемый порядок расположения должностей руководителей в листе согласования:
- вице-губернатор края;
- первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам;
- первый заместитель Председателя Правительства края по вопросам модернизации и промышленной политики;
- заместители Председателя Правительства края;
- заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края;
- заместители Председателя Правительства края - министры края;
- министры края;
- начальник главного юридического управления Губернатора и Правительства края - полномочный представитель Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края.
5.1.11. Проекты актов Губернатора края, Правительства края, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги формата A4).
При оформлении совместного акта:
наименования Губернатора края и других органов (организаций) располагаются на одном уровне;
наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) выравнивается по центру;
дата акта - единая, соответствующая дате более поздней подписи, располагается у границы левого поля;
регистрационный номер акта состоит из регистрационных номеров акта каждого из авторов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;
подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.
5.1.12. В указателях рассылки актов Губернатора края, Правительства края, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.
В указателях рассылки всех постановлений Губернатора края, Правительства края в обязательном порядке указываются:
главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;
главное контрольное управление Правительства края;
главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края;
Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области;
главный федеральный инспектор по Хабаровскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;
Законодательная Дума Хабаровского края;
прокуратура Хабаровского края;
Контрольно-счетная палата Хабаровского края.
В указателях рассылки распоряжений Губернатора края, Правительства края в обязательном порядке указываются (за исключением распоряжений по кадровым и организационно-штатным вопросам):
главное юридическое управление Губернатора и Правительства края;
главное контрольное управление Правительства края;
главное управление информационной политики и общественных связей Губернатора и Правительства края.
Если акты Губернатора края, Правительства края должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.
Дополнительная рассылка актов Губернатора края, Правительства края может быть произведена по указанию заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.

5.2. Оформление проектов актов Губернатора края, Правительства края
5.2.1. Оформление проектов актов Губернатора края, Правительства края осуществляется в соответствии с приложениями № 6, 7 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
5.2.2. Проекты актов Губернатора края, Правительства края печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером № 14, межстрочный интервал одинарный.
Верхнее поле составляет 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.
В правом верхнем углу у границы правого поля печатается слово "Проект".
В центре страницы указывается:
наименование лица или органа, издающего документ, - "Губернатор Хабаровского края" или "Правительство Хабаровского края";
наименование вида акта - "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ";
заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля.
При оформлении текста проекта акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;
текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Губернатора края, Правительства края на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. В постановлениях Правительства края преамбула завершается словами "Правительство края ПОСТАНОВЛЯЕТ:", слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце пункта либо обозначаются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.
Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка.
Если подпункты имеют буквенное или цифровое обозначение с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.
Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.
Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.
Если в акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) или когда в акте неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)" или "(далее также - ...)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста.
При подготовке и оформлении проектов актов Губернатора края наименование должности Губернатора края и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" оформляются следующим образом:

на бланке:

Губернатор И.О. Фамилия

без бланка:

Губернатор Хабаровского края И.О. Фамилия

Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия Губернатора края печатаются с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква фамилии ограничивается правым полем.
При подготовке и оформлении проектов актов Правительства края название должности и расшифровка фамилии в реквизите "подпись" на бланке оформляется следующим образом:

Губернатор, Председатель
Правительства края И.О. Фамилия

или

И.о. Председателя
Правительства края И.О. Фамилия

Слова "Губернатор, Председатель" и "Правительства края" печатаются в две строки в режиме "точно" для ПЭВМ, инициалы и фамилия Губернатора края печатаются на уровне второй строки.
Подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами.
При наличии приложений к акту Губернатора края, Правительства края в тексте на них обязательно делается ссылка. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте акта Губернатора края, Правительства края.
Приложения к проектам актов Губернатора, Правительства края оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений. В таблицах допускается использовать шрифт № 12.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
В приложениях к акту Губернатора края, Правительства края помещаются положения; планы; программы; регламенты; перечни; составы краевых делегаций, комитетов, комиссий, рабочих групп и т.д.; графики; таблицы; сметы; образцы документов и т.п., если они необходимы для надлежащего применения акта Губернатора края, Правительства края. Приложения подписываются руководителем органа исполнительной власти края, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми проставляется знак N), ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора края, Правительства края.
Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно" для ПЭВМ. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. После слов "ПРИЛОЖЕНИЕ" и "Хабаровского края" делается отступ 6 пт в режиме "точно" для ПЭВМ.
Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к постановлению
Губернатора
Хабаровского края
от 07.05.2011 № 215

При наличии в тексте акта Губернатора края, Правительства края формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (или иной документ нормативного характера)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "ОДОБРЕНО" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения.
Например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 23.02.2011 № 86

Слова "УТВЕРЖДЕНО" или "ОДОБРЕНО" согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта: положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - ОДОБРЕНА.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом в режиме "точно" для ПЭВМ. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Между первой строкой заголовка и последующими строками делается отступ 6 пт в режиме "точно" для ПЭВМ.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами в режиме "одинарный" для ПЭВМ, от текста приложения - 2 интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 12 пт) с отступом 6 пт перед текстом и 0 пт после текста. Допускается печатать текст таблицы шрифтом Times New Roman размером № 12 в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 10 пт).
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом № 12 в режиме "точно" для ПЭВМ (с интервалом 10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.
Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) располагается подпись руководителя органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку проекта.
Подпись включает наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
5.2.3. Лист согласования проекта акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом № 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное наименование проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому подготовлен лист согласования;
с кем согласован проект документа - через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита от левого поля заглавными буквами печатается слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия); под ним через 1 межстрочный интервал (в форме таблицы) - должности руководителей, с которыми согласован проект документа (печатаются в режиме "точно" для ПЭВМ); подпись и дата согласования; инициалы и фамилия руководителя; дата поступления проекта документа на согласование;
в левом нижнем углу страницы от границы текстового поля указываются:
- фамилия, инициалы, номер телефона руководителя (сотрудника) структурного подразделения органа исполнительной власти края, осуществляющего деятельность в сфере правовой работы, проводившего правовую экспертизу проекта акта Губернатора края, Правительства края и (или) первичный анализ проекта в целях выявления в нем коррупциогенных факторов, и его подпись;
- фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.
5.2.4. Пояснительная записка к проекту акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом № 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное наименование проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому подготовлена пояснительная записка;
текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ, выравнивается по границам текстового поля.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы;
подпись - отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
5.2.5. Указатель рассылки акта Губернатора края, Правительства края оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом № 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - печатается ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру:
слова "УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ" печатаются прописными буквами;
слова "постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) Хабаровского края" печатаются строчными буквами;
заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" для ПЭВМ и выравнивается по центру. В заголовке указывается полное название проекта акта Губернатора края, Правительства края, к которому составлен указатель рассылки;
кем внесен проект документа - через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита печатаются слова "Проект внесен", далее указывается наименование органа исполнительной власти края, внесшего проект; выравнивается по центру;
перечень адресатов, которым должен быть разослан документ, - печатается в форме таблицы (режим "точно" для ПЭВМ, интервал перед - 6 пт, интервал после - 0 пт) с указанием порядкового номера, наименования адресата, количества направляемых экземпляров документа. Адресаты указываются в следующем порядке: органы исполнительной власти края, структурные подразделения аппарата Губернатора и Правительства края, администрации городских округов и муниципальных районов края; прочие организации и предприятия. Для прочих организаций и предприятий обязательно указываются почтовый индекс и адрес;
подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 - 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя органа исполнительной власти края, подписывающего указатель рассылки, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы тестового поля в режиме "точно" для ПЭВМ (максимальная длина строки 7,5 см).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;
дата - отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается от левой границы тестового поля;
отметка об исполнителе - располагается в левом нижнем углу, состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона.

5.3. Подготовка проектов актов Губернатора края, Правительства края с использованием системы электронного документооборота
5.3.1. Органами исполнительной власти края с использованием системы электронного документооборота допускается создание проекта акта Губернатора края, Правительства края и его согласование с органами исполнительной власти края, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления, заинтересованными организациями и учреждениями, включенными в систему электронного документооборота (в том числе в систему межведомственного электронного документооборота).
5.3.2. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект акта Губернатора края, Правительства края и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, с использованием электронной подписи.
5.3.3. Одновременно исполнителем в порядке, установленном в подпункте 5.1.9 пункта 5.1 настоящей Инструкции по делопроизводству, направляются в согласующие органы отдельные листы согласования на бумажном носителе или в электронном виде (с последующим выводом на бумагу согласующим лицом) для проставления подписи.
5.3.4. После прохождения процедуры согласования, за исключением согласования у вице-губернатора края, проект акта Губернатора края, Правительства края представляется ответственным исполнителем в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края) в электронном виде и на бумажном носителе для редакционной и стилистической правки.
5.3.5. Документы, прилагаемые к проекту акта Губернатора края, Правительства края: листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и другие, подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с пунктами 5.1, 5.2 настоящей Инструкции по делопроизводству и представляются в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края.

6. Подготовка и оформление отдельных видов
документов в органах исполнительной власти края

Нормативные правовые акты издаются органами исполнительной власти края в пределах их компетенции в соответствии с положениями о них в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.
Порядок подготовки и оформления органом исполнительной власти края нормативных правовых актов устанавливается Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края.
При подготовке документов от имени Губернатора края, Правительства края органы исполнительной власти края, которым дано соответствующее поручение, руководствуются Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства края от 20 июля 2006 г. № 117-пр, и Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора края от 04 мая 2012 г. № 212-р. Издание нормативных правовых актов органов исполнительной власти края в виде писем и телеграмм не допускается.
Подготовка, отработка, хранение и использование документов в системе электронного документооборота (без вывода документа на бумажный носитель) распространяется на документы, включенные в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), и осуществляется в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
Наличие в сроке хранения пометки ЭПК означает обязанность исполнителя или службы делопроизводства органа исполнительной власти края при создании документа или при его регистрации провести экспертизу ценности документа в соответствии с пунктом 13.1 настоящей Инструкции по делопроизводству. При принятии решения об увеличении срока хранения документа подлинник документа оформляется на бумажном носителе с использованием гербового бланка документа для формирования дела для передачи на постоянное хранение в архив.

6.1. Приказ (распоряжение)
6.1.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органа исполнительной власти края.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения органа исполнительной власти края на основании указаний руководителя органа исполнительной власти края, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов или поручений.
Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органа исполнительной власти края, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности руководителя, либо заместителем руководителя в пределах предоставленных ему полномочий.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений органа исполнительной власти края, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства.
6.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края, внесшим проект, руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти края, которым в проекте предусматриваются задания (поручения), а также руководителем службы делопроизводства. Юридическая служба органа исполнительной власти края визирует только проекты нормативных правовых актов.
Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения концептуального характера, то он подлежит повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю органа исполнительной власти края на подписание, визируются заместителями руководителя органа исполнительной власти края в соответствии с распределением обязанностей.
6.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на соответствующих бланках или общих бланках органа исполнительной власти края шрифтом размером № 14 (приложение № 8) и представляются на подпись руководителю органа исполнительной власти края. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Приказы (распоряжения) нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу, административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно.
6.1.4. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в службе делопроизводства в течение одного года до передачи в ведомственный архив органа исполнительной власти края.
6.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
наименование организации - указывается наименование органа исполнительной власти края - разработчика документа в полном соответствии с положением о нем;
наименование вида документа - ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
дата документа - оформляется словесно-цифровым способом: 03 марта 2013 г.;
регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения): № 21;
заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием межстрочного интервала в режиме "точно" для ПЭВМ.
Например:

О командировании работников
управления на курсы повышения
квалификации

или

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в министерстве финансов Хабаровского края

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;
текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 в режиме "одинарный" для ПЭВМ от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: вводной (преамбулы) и распорядительной.
В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается вид, автор этого документа, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения органа исполнительной власти края или должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) изменяет, признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...";
подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приложения к приказу (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края или специалистом, готовившим проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствии с их упоминанием в тексте проекта приказа (распоряжения). При тиражировании подписанных приказов (распоряжений) для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.
6.1.6. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги A4) с указанием названия органа исполнительной власти края и других органов или организаций.
При оформлении совместного приказа (распоряжения) реквизиты оформляются в следующем порядке:
наименование организации - наименования органов исполнительной власти края и других органов и организаций располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ; располагается по центру;
дата документа - дата совместного приказа (распоряжения) соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа - состоит из регистрационных номеров документа каждого автора этого документа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;
подпись - подписи руководителей органов исполнительной власти края, руководителей органов и организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
6.1.7. Приказы (распоряжения) с постоянным сроком хранения, приказы (распоряжения) по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем органа исполнительной власти края. Листы согласования, указатели рассылки и другие документы к приказам также оформляются на бумажном носителе.
6.1.8. Регистрация приказов (распоряжений) с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием системы электронного документооборота при установке данного функционала в органе исполнительной власти края.
6.1.9. Рассылка приказов (распоряжений) с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.
6.1.10. При рассылке на бумажном носителе приказов (распоряжений), не включенных в систему электронного документооборота, копии приказов (распоряжений) заверяются печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
6.1.11. Приказы (распоряжения) с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения формируются в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, при установке данного функционала в органе исполнительной власти края.
6.1.12. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект приказа (распоряжения) и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
6.1.13. После прохождения процедуры согласования проект приказа (распоряжения) направляется исполнителем с использованием системы электронного документооборота в службу делопроизводства для проверки и направления на подписание руководителю органа исполнительной власти края.
6.1.14. После рассмотрения и подписания руководителем органа исполнительной власти края (или его заместителем) приказа (распоряжения) с использованием электронной подписи документ направляется в службу делопроизводства для регистрации и рассылки с использованием системы электронного документооборота органам исполнительной власти края и организациям - участникам системы электронного документооборота.
6.1.15. Регистрация приказов по кадровым вопросам осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Кадры" отдельно от всего документооборота органа исполнительной власти края.

6.2. Положения, правила, инструкции
6.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа исполнительной власти края.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.
Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении органа исполнительной власти края.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти края. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
6.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке органа исполнительной власти края. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

6.3. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов исполнительной власти края; ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч.
6.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Документы к обсуждению представляются органу исполнительной власти края, ответственному за проведение совещания (заседания), участниками совещания (заседания), руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты проведения совещания (заседания), предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.
Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников органа исполнительной власти края, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании). Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.
Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах исполнительной власти края.
6.3.2. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель, Секретарь, Присутствовали.
Слова Председатель и Секретарь печатают от левого поля, отделяя двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слова Присутствовали и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ.
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.
Например:

Председатель - Петров А.В.

Секретарь - Васильева Л.Н.

Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы
членов коллегиального органа);
приглашенные: 25 человек (список прилагается).
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Например:

СЛУШАЛИ:

(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Решения совещаний работников органов исполнительной власти края; комиссий и советов при органе исполнительной власти края; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.
При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".
6.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при руководителе органа исполнительной власти края. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
6.3.4. Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов подписывают председатель и секретарь.
Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель органа исполнительной власти края.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.
Например, 21 - 24 апреля 2013 г.
6.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов исполнительной власти края, организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ № 3/4.
Номера решений, принятых на заседаниях, совещаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение № 3-1.
6.3.6. Протоколы печатаются на общем бланке органа исполнительной власти края формата A4 (приложение № 9) и имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт), например:

совещания при начальнике
управления

или

заседания коллегии управления
по делам архивов

место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - дата, оформленная словесно-цифровым способом (26 марта 2013 г.), номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.
Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;
подпись отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
6.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов, подготовленных без использования системы электронного документооборота, заверяются печатью службы делопроизводства.
Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей через приказы руководителя; решения комиссий - в виде выписок из протоколов. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола". Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:
- все реквизиты общего бланка;
- вводная часть текста;
- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
- текст, отражающий обсуждение вопроса;
- принятое решение.
Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

6.4. Служебные письма
6.4.1. Служебные письма органами исполнительной власти края готовятся как:
- ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края;
- информации об исполнении поручений Губернатора края, Правительства края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;
- сопроводительные письма;
- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- инициативные письма.
6.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений, запросов организаций, предприятий и частных лиц.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти края.
6.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата A4 или A5 (приложение № 10) либо оформляются в виде электронного документа с использованием шаблонов электронных документов.
6.4.4. Для исходящих из министерств края служебных писем за подписью заместителей Председателя Правительства края - министров бланк письма министерства используется только в том случае, если данное письмо касается вопросов ведения министерства, а не направляется от имени Правительства края.
6.4.5. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Министерство... рассмотрело..., Управление... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
6.4.6. Датой письма является дата его подписания.
6.4.7. В Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в положении органа исполнительной власти края, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют руководитель органа исполнительной власти края, его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной власти края.
6.4.8. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти края, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти края, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
6.4.9. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с пунктом 13 приложения № 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

7. Организация работы с обращениями граждан

7.1. Организация работы с обращениями граждан в органе исполнительной власти края осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Регламента Правительства края, Административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан в Правительстве края.
7.2. Организация работы по рассмотрению письменных и электронных обращений граждан, поступающих в адрес руководителя органа исполнительной власти края, и их регистрация осуществляется службой делопроизводства или уполномоченным лицом в соответствии с распределением должностных обязанностей.
7.3. Письменные и электронные обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в орган исполнительной власти края.
Регистрация обращений граждан осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Обращения граждан" отдельно от всего документооборота.
7.4. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
7.5. Поступившие в адрес должностных лиц органа исполнительной власти края письма с отметкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.
7.6. В случае обжалования в обращении судебного решения оно в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
7.7. Обращения граждан, адресованные руководителям структурных подразделений органа исполнительной власти края, направляются по принадлежности.
7.8. Если решение вопросов, поставленных в обращении, поступившем из управления по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края (далее - Управление), не входит в компетенцию должностного лица или органа исполнительной власти края, обращение с указанием причины отказа в рассмотрении в двухдневный срок возвращается в Управление для направления на рассмотрение в соответствии с компетенцией.
7.9. Обращения граждан, поступившие в орган исполнительной власти края по вопросам, относящимся к компетенции других органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, в течение семи дней со дня регистрации направляются органам или должностным лицам, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством.
7.10. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе органов исполнительной власти края, получения материалов для подготовки аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.
7.11. Письменное обращение, поступившее в орган исполнительной власти края или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если в резолюции не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет служба делопроизводства или уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей.
7.12. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу руководители структурных подразделений от начальника управления (самостоятельного отдела) до руководителя органа исполнительной власти края вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
7.13. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.
7.14. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
7.15. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
7.16. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.
7.17. Справки-ответы исполнителей с прилагаемым проектом или копией ответа заявителю анализируются службой делопроизводства и передаются должностному лицу, направившему документы для исполнения, для принятия решения.
В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 7.16 настоящей Инструкции по делопроизводству, служба делопроизводства направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю.
7.18. Зарегистрированные письменные обращения заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются документы, приложенные к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота
8.1.1. Движение документов в органе исполнительной власти края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе исполнительной власти края, регламентируются Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.
8.1.3. В документообороте органа исполнительной власти края в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовые, организационно-распорядительные и информационно-справочные).
8.1.4. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти края на основе рекомендаций управления по делам архивов Правительства края и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.

8.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов
8.2.1. Доставка документов в орган исполнительной власти края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.
С помощью почтовой связи в орган исполнительный власти края доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
8.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам системы электронного документооборота или системы межведомственного электронного документооборота).
8.2.3. Документы, поступающие в орган исполнительный власти края на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.
8.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в службе делопроизводства, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.
Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.
Регистрации подлежат все документы, за исключением следующих документов:
- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;
- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел);
- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).
8.2.5. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием системы электронного документооборота.
8.2.6. Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти края, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
8.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
8.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения органа исполнительной власти края, которому она адресована.
8.2.9. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.
8.2.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в систему электронного документооборота после их сканирования.

8.3. Регистрация поступающих документов
8.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
8.3.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.
8.3.4. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя органа исполнительной власти края по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.
8.3.5. Регистрация поступающих документов производится в службе делопроизводства.
8.3.6. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства.
8.3.7. Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края, правовыми актами участников системы электронного документооборота и инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
8.3.8. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти края (приложение № 11).
8.3.9. Электронные документы, поступившие в системе электронного документооборота, регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).
8.3.10. Регистрация поступающих бумажных документов в системе электронного документооборота включает в себя:
- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;
- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;
- присвоение регистрационного номера документу.
8.3.11. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти края в порядке, установленном Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края. Система электронного документооборота органа исполнительной власти края должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
8.3.12. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции при необходимости осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в системе электронного документооборота формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.
Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.3.13. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение.
8.3.14. Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо органа исполнительной власти края в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).

8.4. Регистрация отправляемых документов
8.4.1 Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти края передаются на регистрацию в службу делопроизводства.
8.4.2. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
8.4.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в службе делопроизводства в день их утверждения или подписания.
8.4.5. Регистрация отправляемых электронных документов в системе электронного документооборота включает в себя следующие действия:
- заполнение полей электронной регистрационно-контрольной карточки документа;
- присвоение номера исходящему документу;
- создание электронного документа и прикрепление его к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, формируемых в электронном виде и входящих в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края;
- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, созданных на бумажных носителях.
8.4.6. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

8.5. Отправка документов
8.5.1. Доставка отработанной корреспонденции в службе делопроизводства осуществляется как непосредственно сотрудниками этих служб, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, через систему электронного документооборота.
8.5.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
8.5.3. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.
8.5.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
8.5.5. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение органа исполнительной власти края, подготовившее данные документы.
8.5.6. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
8.5.7. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа через систему электронного документооборота, по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель совместно со службой делопроизводства.
8.5.8. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
8.5.9. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи.
8.5.10. Право подписи (использования) усиленной электронной подписи в системе электронного документооборота имеют:
- члены Правительства;
- руководители органов исполнительной власти края;
- лица, уполномоченные руководителями участников системы электронного документооборота;
- руководители структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края и их заместители.
8.5.11. Электронные документы, обмен которыми происходит между структурными подразделениями органа исполнительной власти края (внутренний документооборот), подписываются простой электронной подписью.

8.5.12. При передаче электронных документов другим участникам системы электронного документооборота - органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата Губернатора и Правительства края, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица, указанного в пункте 7.5.10 настоящей Инструкции по делопроизводству.
8.5.13. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица.
8.5.14. После отправки электронного документа, заверенного усиленной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

8.6. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов
8.6.1. Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти края.
Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.
8.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
8.6.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в системе электронного документооборота.
8.6.4. Документы, подписанные руководителями и зарегистрированные в системе электронного документооборота, в обязательном порядке направляются в структурные подразделения органа исполнительной власти края, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
8.6.5. Документы с резолюциями руководителя органа исполнительной власти края "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам органа исполнительной власти края в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируется в системе электронного документооборота.

8.7. Учет и анализ объема документооборота
8.7.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.
Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.
8.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в органе исполнительной власти края системы учета документов.
Учет объема документооборота может проводиться по органу исполнительной власти края в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
8.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти края.

8.8. Работа исполнителей с документами
8.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.
8.8.2. Руководитель органа исполнительной власти края обеспечивает оперативное рассмотрение всех документов независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.
8.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителю службой делопроизводства немедленно.
8.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через систему электронного документооборота предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа исполнительной власти края или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.
8.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
8.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в системе электронного документооборота формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением № 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
Если подготовленный в системе электронного документооборота документ является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.
Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.
После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.
Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.
Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.
До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

8.9. Организация поисковой системы по документам
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти края используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением № 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
Допускается включение в систему электронного документооборота органа исполнительной власти края дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Контроль исполнения документов и поручений руководства органа исполнительной власти края в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
9.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа исполнительной власти края.
При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
9.3. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте органа исполнительной власти края структурным подразделением или специалистом.
Контроль за ходом исполнения нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края осуществляет главное контрольное управление Правительства края.
9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: документов, поступивших из вышестоящих органов власти и внутренних, - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из других органов исполнительной власти края, организаций, и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем органа исполнительной власти края исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку "срочно", - в трехдневный срок;
имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок;
остальные - в срок не более 30 дней;
- по обращениям граждан:
общий срок - не более 15 дней;
требующим дополнительного изучения и проверки, - в течение 30 дней со дня их регистрации;
в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель органа исполнительной власти края либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.
9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа исполнительной власти края, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.
Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа исполнительной власти края представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
9.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.
9.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа исполнительной власти края или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке.
9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
9.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины служба контроля или руководитель производит печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводит анализ ситуации при помощи экранных отчетов в системе электронного документооборота.

10. Составление номенклатуры дел

10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти края и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти края, их виды, состав и содержание.
10.1.2. В органах исполнительной власти края составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти края (приложение № 13).
10.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения органа исполнительной власти края ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа исполнительной власти края и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти края.
10.1.4. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти края (далее - сводная номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива края.
10.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа исполнительной власти края. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края с последующим представлением (при необходимости) на ЭПМК для согласования.
10.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа исполнительной власти края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.
10.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в государственный архив края, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.
10.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
10.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти края.
10.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа исполнительной власти края либо направления их деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти края.
10.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти края. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
10.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти края или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:

Документы (планы, списки, доклады, информации) о проведении
семинаров, конференций по вопросам организации
делопроизводства, архивного дела

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Например:

Переписка с муниципальными архивными учреждениями края о
комплектовании Архивного фонда Российской Федерации
научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:

Переписка о награждении работников,
присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:

Переписка с ФГБОУ ВПО "Хабаровский государственный институт
искусств и культуры" по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:

Переписка с главами муниципальных районов, городских округов
края по вопросам социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с администрацией г. Хабаровска
о подготовке к зимнему сезону 2011/2012 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах
на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;
- нормативные правовые акты органа исполнительной власти края;
- распорядительные документы органа исполнительной власти края;
- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти края для продолжения и др.
На электронные дела в номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.
10.3. Если в течение года в органе исполнительной власти края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в системе электронного документооборота, необходимо дополнять новыми видами дел.
10.4. По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11. Формирование и оформление дел

11.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2. Дела формируются в органе исполнительной власти края специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
11.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
11.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- обеспечить правильное формирование дел, исключив помещение в дела временного срока хранения документов информационного характера, имеющих историческую ценность, подлежащих постоянному хранению;
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
11.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.
Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа исполнительной власти края и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.6. Дела органа исполнительной власти края подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти края.
11.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти края указывается полностью, в именительном падеже, приводится официально принятое сокращенное наименование после полного наименования в скобках; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти края, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования государственного архива края, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя может проставляться на обложке штампом.
11.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:
- приказы руководителя органа исполнительной власти края по основной деятельности и документы к ним;
- приказы руководителя органа исполнительной власти края по личному составу;
- личные дела уволенных сотрудников.
Необходимость составления внутренней описи документов на другие дела определяется Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или подшиваются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить только в системе электронного документооборота. При формировании данных дел на бумажных носителях допускается их хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12. Организация оперативного хранения документов

12.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти края дела хранятся по месту их формирования.
Служба делопроизводства, руководители структурных подразделений органа исполнительной власти края и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти края.
12.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти края или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти края в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
12.4. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов управления по делам архивов Правительства края.
12.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти края, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

13. Порядок проведения экспертизы ценности
документов и передачи их на хранение в архив

13.1. Экспертиза ценности документов
13.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
13.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти края.
13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти края создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
13.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением о ней, которое утверждается руководителем органа исполнительной власти края. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с государственным архивом края.
13.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти края непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти края.
13.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив органа исполнительной власти края; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
13.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
13.1.8. Экспертиза ценности документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.
13.1.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
13.1.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
13.1.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.
13.1.12. В органе исполнительной власти края в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти края. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти края.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив органа исполнительной власти края и по которой он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив края.
13.1.13. Описи дел составляются по установленной форме (приложения № 17, 18) и представляются в архив органа исполнительной власти края не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.
13.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
13.1.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;
- порядок нумерации дел в описи валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
13.1.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
13.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.
13.1.18. Опись дел структурного подразделения органа исполнительной власти края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
13.1.19. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти края только после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Правительства края описей дел постоянного хранения. После этого орган исполнительной власти края имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в установленном порядке.
13.1.20. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа исполнительной власти края. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

13.2. Подготовка и передача документов в архив
13.2.1. В архив органа исполнительной власти края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
13.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти края не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
13.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
13.2.4. Передача дел в архив органа исполнительной власти края осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы делопроизводства.
13.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
13.2.6. Прием каждого дела производится работником органа исполнительной власти края, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа исполнительной власти края и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив органа исполнительной власти края передаются электронные регистрационно-контрольные карточки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
13.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти края лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
13.2.8. Историческая справка (приложение № 20) дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций структурного подразделения органа исполнительной власти края и т.д. Историческая справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.
13.2.9. Передача электронных дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми федеральными органами, уполномоченными в сфере архивного дела.





Приложение № 1
к подпункту 3.1.6

Журнал учета выдачи бланков

Наименование вида бланка
Количество экземпляров бланков
Серия и номера бланков
Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя
Расписка в получении
Примечания
1
2
3
4
5
6

Форма журнала учета выдачи бланков





Приложение № 2
к подпункту 3.1.10

Журнал учета поступления бланков

Наименование вида бланка
Дата поступления
Дата и номер сопроводительного документа
Наименование организации - поставщика бланков
Количество экземпляров бланков
Серия и номера бланков
1
2
3
4
5
6

Форма журнала учета выдачи бланков





Приложение № 3
к подпункту 3.1.11

Правительство УТВЕРЖДАЮ
Хабаровского края Наименование должности
руководителя
УПРАВЛЕНИЕ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

АКТ __________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"_____"________20___ г. № ____
г. Хабаровск дата

Об уничтожении испорченных
номерных гербовых бланков

Председатель комиссии ________________________________________________,
(Ф.И.О., должность)
члены комиссии: ___________________________________________________________
(Ф.И.О., должности)
составили акт о признании испорченными номерных гербовых бланков,
хранящихся в ________________________________________________, в том числе:
(наименование структурного подразделения аппарата)
1) гербовые бланки писем управления по делам архивов Правительства
края № ______.
Всего ____ штук;
2) гербовые общие бланки управления по делам архивов Правительства
края № _______.
Всего _____ штук;
На ________ номерных гербовых бланков осталось _____ штук, в том числе:
(дата)
1) гербовых бланков писем управления по делам архивов Правительства
края: ____ штук;
2) гербовых общих бланков управления по делам архивов Правительства
края: ___ штук;
Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Акт
составлен в двух экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
Председатель комиссии ________________ _____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии ________________ _____________________
(подпись) (инициалы, фамилия)

Образец оформления акта об уничтожении
испорченных номерных гербовых бланков





Приложение № 4
к пункту 3.3

ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. № 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. № 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".
На бланках документов органов исполнительной власти края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти края".

2. Наименование органа исполнительной власти края

Наименование органа исполнительной власти края - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти края.
Сокращенное наименование органа исполнительной власти края помещают в скобках под полным наименованием.
Над наименованием управления, комитета, находящихся в ведении органа исполнительной власти края, указывается полное или сокращенное наименование органа исполнительной власти края.
На бланке органа исполнительной власти края допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа исполнительной власти края.

3. Наименование должностного лица, подписавшего документ

Наименование должностного лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа исполнительной власти края, бланк письма заместителя руководителя органа исполнительной власти края, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).
Наименование должностного лица указывается под гербом Хабаровского края.

4. Справочные данные об органе исполнительной власти края

Справочные данные об органе исполнительной власти края указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти края, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти края.

5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Наименование вида документа, создаваемого органом исполнительной власти края, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

6. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается в бланках документов органа исполнительной власти края, за исключением бланков писем.
Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти края, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа:
в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;
в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2013.

8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти края.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти края - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти края в заголовочной части документа.
Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

10. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство
Хабаровского края

Управление по организации
работы с документами Губернатора
и Правительства края

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации
городских округов и
муниципальных районов
Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю комитета по
труду и занятости населения
Правительства края

Т.А. Воробьевой

или

Генеральному директору
ОАО "Термика"

А.Г. Цицину

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Федеральное бюджетное
учреждение "Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела"

Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".
Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.

11. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников органа исполнительной власти края
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту документа заносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

12.