Распоряжение Администрации города Хабаровска от 22.05.2013 N 283-р "Об утверждении Положения о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 мая 2013 г. № 283-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

На основании Устава городского округа "Город Хабаровск" и в целях дальнейшего совершенствования организации контроля и исполнения распорядительных и других документов администрации города:
1. Утвердить Положение о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Хабаровска от 30.05.2011 № 179-р "Об утверждении Положения о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска".
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника контрольного управления администрации города Костырина В.А.

Мэр города
А.Н.Соколов





Приложение

УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
администрации города Хабаровска
от 22 мая 2013 г. № 283-р

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ХАБАРОВСКА

1. Термины и понятия, используемые в Положении

В Положении употребляются следующие понятия и определения.
Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением документов с использованием специальных компьютерных программ.
Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на обеспечение своевременного, полного и качественного исполнения документов.
Контролирующая структура - контрольное управление, управление делами (общий отдел, сектор по рассмотрению обращений граждан), осуществляющие постановку документов на контроль и контроль за их исполнением.
Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по непосредственному исполнению поручения, указанного в документе.
Ответственный исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по исполнению поручения в целом, если исполнителей несколько, обозначенный в контрольной карточке знаком *.
Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое возложена обязанность по контролю за исполнением документа исполнителями и ответственность за полноту и своевременность исполнения контролируемых документов.
Документы - постановления, распоряжения и иные материалы, указанные в п. 2.2 настоящего Положения, подлежащие контролю.
Контрольная карточка - документ, определяющий исполнителей, промежуточные и итоговые сроки предоставления информации по исполнению поручений, указанных в документах.
Структурное подразделение администрации города - департамент, комитет по управлению округом, управление, служба, самостоятельные отделы.

2. Общие положения

2.1. Общий контроль за исполнением документов в администрации города осуществляют контролирующие структуры.
2.2. Документы, подлежащие контролю за исполнением в контрольном управлении:
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией мэра города;
- постановления и распоряжения администрации и мэра города;
- поручения мэра города, данные на аппаратном совещании;
- поручения мэра города, данные в ходе объездов;
- поручения мэра города, данные на проводимых им совещаниях;
- другие поручения, указания мэра города, по которым определены исполнители;
- решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города.
2.3. Документы, подлежащие контролю за исполнением в управлении делами:
- обращения граждан,
- поручения мэра города, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;
- корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций;
- высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации.
2.4. На контроль могут быть поставлены: весь документ, его отдельный пункт.
2.5. Контроль за исполнением документов, отдельных пунктов документов, поставленных на контроль, осуществляют:
- заместители мэра города по своим направлениям деятельности;
- советник мэра города - контроль за исполнением поручений мэра, изложенных в резолюциях на документах, за ведением протоколов совещаний аппарата управления;
- советник мэра города по взаимодействию с правоохранительными органами - контроль за выполнением поручений мэра города по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами;
- консультанты и помощники заместителей мэра города - контроль за своевременным исполнением документов по направлениям деятельности;
- в структурных подразделениях администрации города - руководители этих структурных подразделений.
2.6. Заместители мэра города, руководители структурных подразделений несут ответственность за своевременность, качество и полноту исполнения контролируемых документов, отдельных пунктов документов.
Консультанты и помощники заместителей мэра города - за своевременность предоставления информации об исполнении.
2.7. Контроль за исполнением документов в контролирующих структурах администрации города осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля.

3. Порядок организации контроля за исполнением
документов в управлении делами администрации города

3.1. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 № 6-р, и Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска, утвержденной распоряжением администрации г. Хабаровска от 14.04.2009 № 250-р.
3.2. Необходимость постановки документа, отдельного пункта документа на контроль в управлении делами определяют мэр города, заместитель мэра - управляющий делами.
3.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" от 02.05.2006 № 59-ФЗ;
- при резолюции руководителя "для предложений", "пояснений" ответственный за исполнение документа готовит предложения, пояснения, информацию на имя руководителя, давшего соответствующее поручение в течение 10 дней. При необходимости срок исполнения поручений может быть продлен по согласованию с советником мэра города. Срок исполнения резолюции руководителя не должен превышать конечной даты исполнения документа.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке).
3.4. При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель, ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 2-х дней до истечения этого срока, при этом необходимо направить промежуточный ответ в адрес заявителя, организации, направивших документ.
Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. В этом случае руководители структурных подразделений представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Документы, поступившие на имя мэра города от прокурора города, края, Губернатора края, находятся в общем отделе на особом контроле. Ответы на имя Губернатора, прокурора города, края готовятся за подписью мэра города.
3.5. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, возлагается на должностных лиц, указанных в резолюции мэра, заместителя мэра - управляющего делами.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа.
Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, но не позже чем за 2 дня до истечения окончательного срока исполнения документа представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа.
Исполнение документа предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, отправку адресату.
3.6. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
3.8. Проекты постановлений, рассмотренные на заседании коллегии при мэре города, дорабатываются в 10-дневный срок ответственными за подготовку вопросов (если на заседании коллегии не установлен иной срок), и с визами начальника контрольного управления администрации города, начальника юридического управления администрации города, заместителя мэра, курирующего данный вопрос, на отдельном листе они сдаются в общий отдел для предоставления на подпись мэру города.
3.9. Управление делами 2 раза в месяц готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, к аппаратному совещанию мэра города, ежемесячно до 5 числа представляет информацию об исполнительской дисциплине муниципальных служащих председателю комиссии по премированию муниципальных служащих.
Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа с документом закончена.

4. Порядок организации контроля за исполнением документов
в контрольном управлении администрации города

4.1. Необходимость постановки документа, отдельного пункта документа на контроль определяют мэр города, начальник контрольного управления администрации города.
4.2. При подготовке проектов правовых актов администрации и мэра города определяются ответственный за исполнение и сроки исполнения документа, о чем указывается в самих документах.
4.3. Документы, указанные в п. 2.2 настоящего Положения, передаются в контрольное управление для определения необходимости постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.
4.4. Контрольная карточка в обязательном порядке прилагается к документу, поставленному на контроль.
4.4.1. В контрольной карточке указываются: пункты (поручения), подлежащие контролю; сроки исполнения пунктов (поручений) документа; сроки исполнения документа в целом; ответственный за исполнение; исполнители (ответственные исполнители); сотрудник контролирующей структуры, осуществляющий контроль за исполнением документа.
4.4.2. При возложении обязанности по непосредственному исполнению документа или одного из его пунктов на руководителей муниципальных предприятий, учреждений в контрольной карточке указывается руководитель структурного подразделения, которому подведомственны данные муниципальные предприятия, учреждения.
4.4.3. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.
4.4.4. Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.
4.5. На распорядительные документы сотрудник контрольного управления, осуществляющий контроль за исполнением документа, оформляет контрольное дело. В дело помещаются: копия распорядительного документа, контрольная карточка, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.
4.6. Поставленный на контроль документ вместе с контрольной карточкой не позднее следующего дня с момента поступления возвращается в общий отдел для рассылки ответственному за исполнение и исполнителям, указанным в контрольной карточке. Копия документа с контрольной карточкой возвращается в контрольное управление.
4.7. При подготовке информации по исполнению поручений документа необходимо указывать сведения о наименовании, номере и дате принятия документа, пункте поручения и его содержании.
4.8. Датой исполнения поручения или документа является дата регистрации поступившей информации в контрольное управление.
4.9. Не допускается предоставление в контрольное управление отчетов об исполнении поручений протоколов совещаний, объездов, а также муниципальных правовых актов, снятых с контроля или не находящихся на контроле.
4.10. Порядок исполнения и снятия с контроля муниципальных правовых актов (далее - МПА):
4.10.1. Исполнители:
- направляют информацию по исполнению на имя ответственного за исполнение, копию представляют в контрольное управление.
- если в контрольной карточке указан ответственный исполнитель, исполнители направляют информацию на имя ответственного исполнителя за 2 дня до указанного срока в контрольной карточке.
4.10.2. Ответственный исполнитель:
- направляет обобщенную информацию по исполнению на имя ответственного за исполнение, копию представляют в контрольное управление.
4.10.3. При необходимости продления срока исполнения отдельного пункта МПА своевременно представляют (в порядке пп. 4.10.1 - 4.10.2) мотивированные предложения ответственному за исполнение о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Копию информации с резолюцией ответственного за исполнение представляют в контрольное управление.
4.10.4. Если поручение дано ответственному за исполнение, он предоставляет информацию по исполнению или продлению поручения на имя мэра города.
4.10.5. Ответственный за исполнение:
- снимает пункт МПА с контроля при его исполнении;
- продлевает сроки исполнения отдельных пунктов в пределах срока действия МПА;
- представляет в установленные сроки служебную записку мэру города о выполнении МПА, продлении срока исполнения отдельных пунктов, выходящих за пределы действия МПА.
4.10.6. Мэр города своим решением в форме резолюции на информации, представленной ответственным за исполнение, снимает МПА с контроля либо устанавливает новый срок его исполнения. О принятом мэром города решении ответственный за исполнение ставит в известность контрольное управление и всех заинтересованных лиц в 2-дневный срок.
4.10.7. Контрольное управление готовит проект распоряжения администрации города о снятии с контроля МПА.
4.10.8. Снятие МПА с контроля не означает его отмену. Дальнейшую работу и контроль за его исполнением осуществляет ответственный за исполнение.
4.11. Порядок исполнения и снятия с контроля поручений мэра города, данных на аппаратном совещании, на объездах и на совещаниях при мэре города:
4.11.1. Исполнители направляют информацию по исполнению поручения на имя мэра города, копию представляют в контрольное управление.
4.11.2. Если обязанность за исполнение поручения возложена на руководителя структурного подразделения, информация согласовывается с заместителем мэра города, курирующим данное структурное подразделение.
4.11.3. Если в контрольной карточке указан ответственный исполнитель, исполнители направляют информацию по исполнению поручения на имя ответственного исполнителя за 2 дня до указанного срока.
4.11.4. Ответственный исполнитель направляет обобщенную информацию по исполнению поручения на имя мэра города, копию представляет в контрольное управление.
4.11.5. При необходимости продления исполнения поручения на срок, не превышающий один месяц, информация о продлении с обоснованием причин направляется (в порядке пп. 4.11.1 - 4.11.4) в контрольное управление.
4.11.6. При повторном продлении поручения или продлении поручения на срок более 1 месяца мотивированное обоснование направляется (в порядке пп. 4.11.1 - 4.11.4) мэру города для согласования нового срока исполнения. Копия информации с резолюцией мэра города представляется в контрольное управление.
4.12. Результат исполнения документов, поставленных на контроль, контрольное управление представляет мэру города в соответствии с п. 11 ст. 18 Регламента администрации города Хабаровска, утвержденного распоряжением администрации города Хабаровска от 11.01.2011 № 6-р.


------------------------------------------------------------------