Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 15.11.2013 N 610-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"
ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 15 ноября 2013 г. № 610-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края
от 28.04.2015 № 171-р, от 20.07.2015 № 339-р)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края довести Инструкцию до всех сотрудников и обеспечить ее исполнение.
3. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора Хабаровского края от 04 мая 2012 г. № 212-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края".
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края Мкртычева А.Н.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
Губернатор
В.И.Шпорт
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
Губернатора Хабаровского края
от 15 ноября 2013 г. № 610-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края
от 28.04.2015 № 171-р, от 20.07.2015 № 339-р)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край).
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. № 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами края, постановлениями и распоряжениями Губернатора края, Правительства края.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота Правительства края.
(п. 1.3 в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее также - управление по организации работы с документами).
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее - структурное подразделение аппарата) возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения аппарата определяет сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с включением в его должностной регламент следующих основных функций:
прием и учет документов, полученных структурным подразделением аппарата, правильность их регистрации;
передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения аппарата и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
учет и регистрация исходящих из структурного подразделения аппарата документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в структурном подразделении аппарата;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения аппарата;
контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел структурного подразделения аппарата;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
учет, хранение и списание номерных гербовых бланков;
ежемесячное предоставление информации для обновления электронной версии телефонного справочника Правительства края;
проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение аппарата сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, должна использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей структурных подразделений аппарата.
Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения аппарата и в отдел делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел делопроизводства и архива).
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке главным управлением информационной политики Губернатора и Правительства края, комитетом по печати и массовым коммуникациям Правительства края.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 28.04.2015 № 171-р)
1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.11. Работа с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края, утвержденным постановлением Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 г. № 5.
(п. 1.11 введен распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
2. Общие правила оформления документов в аппарате
Губернатора и Правительства края <1>
--------------------------------
<1> Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.
Управленческая деятельность Правительства края выражается посредством издания правовых актов - постановлений и распоряжений Губернатора края, постановлений и распоряжений Правительства края.
Порядок подготовки и оформления актов Губернатора края, Правительства края приведен в разделах 3, 4 настоящей Инструкции.
Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
2.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Губернатора края, Правительства края, структурных подразделений аппарата оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. № 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".
2.2. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме реквизитов, перечисленных в приложении № 1 к настоящей Инструкции, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в аппарат Губернатора и Правительства края, отметки "Срочно", "Оперативно", "ЧС", "Подлежит возврату" и др.
2.3. Документы, создаваемые в аппарате Губернатора и Правительства края, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером № 14 через одинарный межстрочный интервал.
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
2.5. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером № 12 без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.6. Бланки документов
2.6.1. В аппарате Губернатора и Правительства края используются следующие бланки:
- бланк постановления Губернатора края (серия ПГ);
- бланк распоряжения Губернатора края (серия РГ);
- бланк постановления Правительства края (серия ПП);
- бланк распоряжения Правительства края (серия РП);
- бланк приказа первого заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (серия ПР);
- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия БГ);
- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (серия ВГ);
- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (серия БР) - используется для оформления исходящих документов за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края;
- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов (серия БП) - используется для оформления исходящих документов:
от имени руководителей (заместителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),
от имени председателей комиссий при Губернаторе края, Правительства края и при отраслевых министерствах края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии), например:
Герб
края
ПРАВИТЕЛЬСТВО
Хабаровского края
Министерство природных
ресурсов края
Комиссия по лесопользованию
при Губернаторе Хабаровского края
Карла Маркса ул., д. 56, г. Хабаровск, 680000
Тел. (4212) 40-21-73. Факс (4212) 40-24-55,
32-87-56, 37-86-20
E-mail: priroda@adm.khv.ru,
http://www.khabkrai.khv.ru
___________________ № ___________________
На № _____________ от ___________________
- бланк министерства международного и межрегионального сотрудничества края;
- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края (серия БА);
- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края (серия БН);
- общий бланк Правительства края (серия ПБ).
(пп. 2.6.1 в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
2.6.2. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются полиграфическими организациями.
(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 28.04.2015 № 171-р, от 20.07.2015 № 339-р)
На гербовых бланках типографским способом или нумератором в левой части нижнего поля проставляются порядковые номера и серии этих номеров.
2.6.3. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.6.4. Бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления на бумажных носителях информации. Документы оформляются на стандартных листах бумаги с указанием названий этих органов или организаций.
Внутренняя переписка - это переписка между Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата.
Служебная переписка между структурными подразделениями аппарата, министерствами края и иными органами исполнительной власти края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке, не допускается.
Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности.
Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату проставления подписи непосредственно при подписании документа.
Внутренняя переписка регистрируется в отделе делопроизводства и архива, оформляется в одном экземпляре.
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без регистрации.
Переписка внутри структурных подразделений аппарата в отделе делопроизводства и архива не регистрируется.
2.6.5. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков
Руководители структурных подразделений аппарата назначают работников, ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты.
Работники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:
- получают (под расписку) номерные гербовые бланки в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ) или в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края (далее - отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края);
- заводят журнал учета, использования и хранения номерных гербовых бланков;
- отмечают в журнале, когда и для каких целей использован номерной гербовый бланк (подготовлены постановление, распоряжение, приказ, письмо, ответ на запрос и т.д.);
- хранят испорченные номерные гербовые бланки;
- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. После утверждения акта (приложение № 2) испорченные бланки уничтожаются.
Один экземпляр акта об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков серии ПБ, ПР, БГ, ВГ, БР, БП, БА, БН передается в отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ, а серий ПГ, ПП, РГ, РП - в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января).
Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах), исключающих возможность их использования не по назначению.
Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков на черновики или в других целях.
2.7. Электронные шаблоны бланков
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с настоящей Инструкцией.
Электронный документ создается в соответствии с Перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности в аппарате Губернатора и Правительства края, утвержденным приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края от 30 ноября 2012 г. № 86-п (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов), и оформляется на электронном шаблоне бланка.
Электронный шаблон бланка - бланк документа, представленный в электронной форме.
Электронные шаблоны бланков документов утверждены приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края от 19 сентября 2012 г. № 65-п.
В системе электронного документооборота Правительства края (далее - система электронного документооборота) используются следующие электронные шаблоны бланков:
- бланк письма Губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью Губернатора края);
- бланк письма вице-губернатора края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления писем за подписью вице-губернатора края);
- бланк письма Правительства края с продольным расположением реквизитов (используется для оформления исходящих писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края);
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
- бланк письма Правительства края с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем:
от имени руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата (с обязательной расшифровкой наименования структурного подразделения),
от имени председателей комиссий при Губернаторе края, Правительстве края и при отраслевых министерствах края (с обязательной расшифровкой наименования комиссии);
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
- бланк письма антитеррористической комиссии Хабаровского края;
- бланк письма антинаркотической комиссии Хабаровского края;
- общий бланк Правительства края с продольным и угловым расположением реквизитов (используются для оформления протоколов, планов, отчетов, актов, номенклатур дел и иных документов, за исключением писем).
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, перечисленные в приложении № 1 к настоящей Инструкции, за исключением реквизитов "оттиск печати" и "герб Хабаровского края".
Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронных шаблонов бланков не допускается.
Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа создается путем применения технологии сканирования.
2.8. Оформление реквизитов документов
2.8.1. Вид документа
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, протокол, поручение, справка и т.д.). На бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.8.2. Дата документа - это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания (распорядительные документы, письма), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения, датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии одного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.
Документы, изданные Губернатором края, Правительством края совместно с другими органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
Способ написания даты зависит от характера документа:
в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;
в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 29.03.2013. Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2013.03.29.
2.8.3. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной настоящей Инструкцией.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен буквенным обозначением наименования документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп - электронная почта, факс, тф - телефон) или автора.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.
Регистрация документа заключается в записи сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
2.8.4. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
Ссылка на регистрационный номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.), документов-отчетов о выполнении поступивших поручений. Исполнитель переносит сведения в реквизит с инициативного документа, которые соответствуют его регистрационному номеру и дате.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
2.8.5. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Отметка о конфиденциальности печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.
2.8.6. Адресат
Управленческие документы адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам.
При адресовании документа органу, организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации
городских округов и
муниципальных районов
Хабаровского края
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа, организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, инициалы указываются перед фамилией, например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю органа, организации наименование этого органа, организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:
наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество (при наличии) для физических лиц);
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и
архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу фамилия адресата указывается в дательном падеже, инициалы - после фамилии, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264
Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".
Отправляемый документ представляется в отдел делопроизводства и архива в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения аппарата, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники отдела делопроизводства и архива помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в отделе делопроизводства и архива подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в отдел делопроизводства и архива для отправки документа адресатам.
2.8.7. Гриф утверждения
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.
Документ утверждается Губернатором края, вице-губернатором края, первыми заместителями Председателя Правительства края, заместителями Председателя Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата или специально издаваемым распорядительным актом. Распорядительный документ необходимо издавать в тех случаях, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний или разъяснений.
Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, печатается через межстрочный интервал "точно". Строки реквизита "гриф утверждения документа" центрируются относительно самой длинной его строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр строительства
Хабаровского края
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением
Губернатора
Хабаровского края
от 03 июня 2013 г. № 133
Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 3 к настоящей Инструкции.
2.8.8. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату, например:
А.А. Петрову
Прошу подготовить проект договора с компанией "Нефтехим" к 01.07.2013.
Подпись
01.06.2013
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюции пишут на лицевой стороне первого листа документа в месте, предусмотренном ГОСТ 6.30-2003. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом), резолюцию размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.
Допускается оформление резолюции не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении (фишке) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
2.8.9. Наименование либо аннотация документа
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.07.2015 № 339-р)
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее пяти строк.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку.
Заголовок заключает в себе обычно ответ на вопросы:
о чем (о ком) издан документ, например:
"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";
чего (кого), например:
"ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
государственного гражданского служащего главного
специалиста...".
Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
"О подготовке проекта договора".
Иногда заголовок обозначает вопросы, которые регулирует документ и которые свойственны документам, дополняющим ранее изданные и более широко охватывающие предмет регулирования, например:
"О вопросах тарифной политики на транспорте".
Заголовок составляет исполнитель документа.
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает пять строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок документа заносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
2.8.10. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:
- типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;
- индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом или указанный в резолюции.
Отметка о контроле за исполнением документа в зависимости от вида документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль", "Контроль ГКУ", "Особый контроль".
2.8.11.