Приказ Министерства финансов Хабаровского края от 19.02.2013 N 36П "Об утверждении порядка организации приема граждан, рассмотрения устных и письменных обращений граждан в министерстве финансов Хабаровского края"
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
ПРИКАЗ
от 19 февраля 2013 г. № 36П
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН,
РАССМОТРЕНИЯ УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В
МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
В целях приведения нормативных правовых актов министерства финансов Хабаровского края в соответствие с действующим законодательством приказываю:
1. Утвердить прилагаемый порядок организации приема граждан, рассмотрения устных и письменных обращений граждан в министерстве финансов Хабаровского края.
2. Признать утратившим силу приказ министерства финансов Хабаровского края от 18 сентября 2012 г. № 101П "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан в министерстве финансов Хабаровского края".
3. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника управления финансирования государственных органов края и административного обеспечения министерства Соловьева С.Н.
Заместитель Председателя
Правительства края - министр
А.С.Кацуба
УТВЕРЖДЕН
Приказом
Министерства финансов
Хабаровского края
от 19 февраля 2013 г. № 36П
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН, РАССМОТРЕНИЯ УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ
ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1. Общие положения
1.1. Предмет регулирования порядка организации приема граждан, рассмотрения устных и письменных обращений граждан в министерстве финансов Хабаровского края (далее - Порядок)
1.1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации", в целях повышения качества работы по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, включая юридические лица, в министерстве финансов Хабаровского края, а также в целях совершенствования форм и методов работы с предложениями, заявлениями, жалобами граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов.
1.1.2. Настоящий Порядок определяет сроки и последовательность действий при организации приема граждан, рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в министерстве финансов Хабаровского края (далее - министерство).
1.1.3. Понятия и термины, применяемые в настоящем Порядке, используются в тех же значениях, что и в Федеральном законе от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.2. Круг заявителей
Заявителями являются граждане Российской Федерации, объединения граждан, включая юридические лица (далее - граждане).
Порядок распространяется также на иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации".
1.3. Информирование о порядке рассмотрения обращений граждан
1.3.1. Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется:
непосредственно в структурных подразделениях министерства;
с использованием средств телефонной связи, каналов передачи данных и обработки информации, электронно-вычислительной техники;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.
1.3.2. Сведения о местонахождении министерства, полный почтовый адрес министерства, контактные телефоны, требования к письменному обращению, направляемому по электронной почте, размещаются:
- на официальном сайте министерства (далее - сайт министерства);
- на информационном стенде в месте приема письменных обращений граждан.
1.3.3. Информация о местонахождении министерства, об установленных для личного приема днях и часах, контактных телефонах, телефонах для справок размещается:
- на сайте министерства: minfin.khabkrai.ru/portal;
- на информационном стенде в министерстве.
1.3.4. Получение информации по вопросам рассмотрения обращений граждан осуществляется заинтересованными лицами:
- самостоятельно путем ознакомления с информацией, размещенной на сайте министерства;
- через индивидуальное консультирование при обращении лично или по телефону. Консультации могут предоставляться по электронной почте.
1.3.5. Телефоны для справок (консультаций): (4212) 32-38-86, 32-97-74.
Местонахождение министерства: 680002, г. Хабаровск, ул. Фрунзе, 72, адрес электронной почты: priem@krfd.khv.ru.
1.3.6. При личном обращении консультации оказываются в отделе документационного обеспечения министерства (далее - Отдел) ежедневно с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничный день - с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 17.00 часов.
1.3.7. Телефонные звонки по вопросу получения консультации о рассмотрении обращений граждан принимаются ежедневно с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничный день - с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 17.00 часов.
1.3.8. При ответах на телефонные звонки специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
Если специалист Отдела, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Максимальное время консультации по телефону составляет 10 минут.
2. Срок рассмотрения обращений граждан
2.1. Срок рассмотрения письменных обращений граждан составляет 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанного обращения.
Продление сроков производится руководителем министерства в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Руководитель министерства либо уполномоченное на то должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращений установлен вышестоящим органом государственной власти, то исполнитель обязан согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
2.2. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
2.3. Правовые основания рассмотрения обращений граждан
Организация работы по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края:
Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445);
Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть 1), ст. 3448);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть 1), ст. 3451);
Закон Хабаровского края от 27 ноября 2001 г. № 349 "О Правительстве Хабаровского края" (Сборник нормативных правовых актов Законодательной Думы Хабаровского края, 2001, № 11 (часть 2);
постановление Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. № 117-пр "О Регламенте Правительства Хабаровского края" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2006, № 7 (48);
постановление Правительства Хабаровского края от 30 декабря 2009 г. № 391-пр "О порядке организации доступа к информации о деятельности органов исполнительной власти Хабаровского края".
2.4. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для организации рассмотрения обращений граждан
2.4.1. Обращение гражданами предоставляется лично, направляется в письменной форме почтовым отправлением или в форме электронного документа.
2.4.2. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа исполнительной власти Хабаровского края - министерство финансов края либо фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
К письменному обращению заявитель вправе приложить документы и материалы (в подлинниках или копии).
2.4.3. Обращение, поступившее в форме электронного документа, в обязательном порядке должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме). В случае необходимости к такому обращению заявитель вправе приложить документы и материалы в электронной форме либо направляются указанные документы и материалы или их копии в письменной форме. Обращение, поступившее в министерство в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
2.4.4. Запрещается требовать от заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено настоящим Порядком;
представления документов и информации, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края.
2.5. Порядок рассмотрения отдельных обращений
2.5.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
2.5.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.5.3. Министерство или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
2.5.4. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.5.5. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель министерства вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
2.5.6. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
2.5.7. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в министерство или соответствующему должностному лицу.
2.6. Ожидание в очереди
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения и при получении ответа на обращение составляет 30 минут.
2.7. Срок регистрации обращения
Срок регистрации поступившего обращения составляет три дня со дня получения.
2.8. Требования к помещениям, в которых осуществляется прием граждан
Специализированное помещение или иное помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:
комфортное расположение гражданина и должностного лица;
возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;
телефонную связь;
возможность копирования документов;
доступ к основным нормативным правовым актам;
наличие образцов письменных обращений и бумаги для написания обращения;
соблюдение мер безопасности: обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, быть оборудованы стульями, столами, информационными стендами.
3. Состав, последовательность действий
и сроки рассмотрения обращений граждан
3.1. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
3.1.1. Все поступившие по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Отдел.
3.1.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт.
3.1.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в Отделе, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в отделение почтовой связи.
3.1.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие документы подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма сотрудником Отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Письма в адрес министерства финансов края нет" с указанием даты и личной подписью должностного лица. Справка приобщается к поступившим документам.
3.1.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в Отделе.
3.1.6. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, принимаются специалистами Отдела.
3.1.7. Обращения, поступившие по электронной почте или через сайт министерства, принимаются специалистами Отдела.
3.2. Регистрация и аннотирование поступивших обращений
3.2.1. Поступившие обращения аннотируются. Определяется исполнитель в соответствии с компетенцией. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. При этом необходимо, чтобы запись в учетной карточке обосновывала адресность направления письма на рассмотрение. Для повторного письма указывается номер и дата поступления предыдущего обращения.
3.2.2. Сотрудники Отдела производят регистрацию обращений с использованием информационной системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края.
3.2.3. При регистрации обращений:
письму присваивается регистрационный номер;
указываются фамилия (в именительном падеже) и инициалы заявителя и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Образец учетной карточки письма приведен в приложении № 1 к настоящему Порядку;
- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Правительства Хабаровского края, Законодательной Думы Хабаровского края, прокуратуры Хабаровского края и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма.
- в случае наличия в обращении сведений о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в первоочередном порядке о данном факте информируется руководитель управления финансирования государственных органов края и административного обеспечения министерства, который информирует о данном факте руководителя министерства, который, в свою очередь, принимает решение о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
- письмо проверяется на повторность.
3.2.4. На поступившие в Отдел обращения проставляется регистрационный штамп "Министерство финансов Хабаровского края" в правом нижнем углу первой страницы письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.2.5. Обращения, направленные в министерство в электронной форме, подлежат рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
3.2.6. Запросы граждан (физических лиц) информации о деятельности министерства, составленные в письменной или электронной форме, регистрируются и рассматриваются в соответствии с Порядком предоставления информации о деятельности органов исполнительной власти Хабаровского края по запросам пользователей информации, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 30 декабря 2009 г. № 391-пр "О порядке организации доступа к информации о деятельности органов исполнительной власти Хабаровского края".
3.3. Направление обращений на рассмотрение
3.3.1. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, должностных лиц министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
3.3.2. Сопроводительные письма о возврате не по адресу присланных обращений в вышестоящие государственные органы подписываются руководителем министерства.
3.3.3. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в министерства края, иные органы исполнительной власти края, в органы местного самоуправления, должностным лицам, подписываются руководителем министерства или его заместителями. Одновременно за его же подписью направляется уведомление заявителю о том, куда направлено его обращение.
Сопроводительные письма и уведомления оформляются на специальных бланках (приложения № 2 - 5 к настоящему Порядку).
3.3.4. В случае наличия в обращении гражданина только адреса электронной почты уведомление направляется по электронному адресу.
3.4. Рассмотрение обращений граждан
3.4.1. Письменное обращение, поступившее в министерство или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в сроки, определенные Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
3.4.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу руководитель министерства вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
3.4.3. К поступившему обращению готовится проект поручения. Поручение должно содержать фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
3.4.4. В случае если обращение направляется для рассмотрения в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией, соответствующее структурное подразделение уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.
3.4.5. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (для контрольных поручений также в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
3.4.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
3.4.7. Должностное лицо на основании направленного в установленном порядке запроса обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
3.4.8. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в Отдел, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
3.5. Личный прием граждан
3.5.1. Прием граждан в министерстве ведут заместитель Председателя Правительства края - министр финансов края, первый заместитель министра финансов края, заместители министра финансов края, начальник юридической службы министерства финансов края (далее также - руководители), сотрудники Отдела.
Запись на прием к руководителям осуществляют сотрудники Отдела ежедневно с 09.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предпраздничный день с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 17.00 часов. Предварительная запись начинается с первого рабочего дня на текущий месяц.
Прием граждан в министерстве осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным руководителем.
Максимальный срок ожидания приема - 30 минут.
3.5.2. На каждого гражданина, обратившегося на прием к должностному лицу министерства, оформляется карточка личного приема установленного образца. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в министерство. При повторных обращениях сотрудник Отдела делает подборку всех имеющихся в Отделе материалов по предыдущим обращениям и прикладывает их к карточке. Образец карточки учета приема граждан приведен в приложении № 6 к настоящему Порядку.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.5.3. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Порядком.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.5.4. Сотрудник Отдела приглашает прибывшего в министерство гражданина, регистрирует заявителя, вносит в базу данных сведения о нем - фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), место регистрации, социальное положение и количество его обращений в министерство, содержание устного обращения гражданина.
3.5.5. С графиком приема посетители могут ознакомиться через информационный стенд в министерстве, на сайте министерства.
При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в Отдел может быть приглашен (по согласованию) специалист соответствующего подразделения министерства.
3.5.6. Предварительную запись на личный прием к руководителям и проработку вопросов к личному приему осуществляют сотрудники Отдела и структурных подразделений в соответствии с компетенцией.
Для подготовки проведения приема должностными лицами в соответствии с утвержденным графиком приема сотрудник Отдела принимает от гражданина заявление.
3.5.7. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему управлений и отделов; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения другим государственным органам, организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принимать решение о постановке на контроль обращения гражданина.
В ходе приема руководитель, ведущий прием, уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.
3.5.8. После завершения личного приема должностными лицами и согласно их поручениям сотрудники Отдела оформляют рассылку документов по принадлежности.
3.5.9. Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема руководителей осуществляют сотрудники Отдела, которые ежемесячно сообщают по телефону или направляют исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или уже истек.
По просьбе заявителя, оставившего свои документы руководителю, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям.
3.5.10. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление руководителю, осуществляющему прием. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотрение заявления считается завершенным. После возвращения списанных документов с отметкой "В дело" и при наличии подписи должностного лица, принявшего это решение, сотрудник Отдела снимает обращение с контроля, о чем делается отметка в учетной карточке.
3.5.11. Сотрудники Отдела в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.
3.5.12. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
3.6. Постановка обращений граждан на контроль
3.6.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений заявителей.
3.6.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Губернатора края и вице-губернатора края, председателя Законодательной Думы Хабаровского края о рассмотрении обращений граждан.
3.6.3. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений - 15 дней.
3.6.4. Решение о постановке обращения на контроль принимает руководитель министерства.
3.6.5. В случае если в ответе, полученном от государственного органа, органа местного самоуправления и другой организации, рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса (приложение № 7 к настоящему Порядку).
3.6.6. Обращение возвращается в государственный орган, орган местного самоуправления и другую организацию для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
3.6.7. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет Отдел.
3.7. Продление срока рассмотрения обращений граждан
3.7.1. В исключительных случаях руководитель министерства либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
3.7.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю министерства.
3.7.3. Руководитель министерства на основании служебной записки ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения.
3.8. Оформление ответа на обращение гражданина
3.8.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции.
Ответы в федеральные органы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает руководитель министерства.
Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан подписывает руководитель министерства.
3.8.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.
3.8.3. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
3.8.4. К ответу приобщаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьба об их возврате, они остаются в деле.
3.8.5. Подлинники обращений граждан в федеральные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
3.8.6. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
3.8.7. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в Отдел, где проверяется правильность оформления ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, возвращаются исполнителю для доработки.
3.8.8. Исполнителем при предоставлении в Отдел копии ответа, направленного заявителю по электронному адресу, предоставляется подтверждение отправки.
3.8.9. В правом нижнем углу на копии ответа должностное лицо, на контроле которого находилось обращение, делает отметку "В дело", указывает результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано"), проставляет дату, указывает свои фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет начальник Отдела.
3.8.10. После регистрации ответа Отдел направляет ответ автору почтовым отправлением либо по электронной почте. Отправление ответов без регистрации не допускается.
3.8.11. Поступившие ответы на поручения о рассмотрении обращений граждан из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций регистрируются, а затем направляются должностному лицу, давшему поручение на рассмотрение обращения.
3.8.12. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству министерства финансов Хабаровского края, утвержденной приказом министерства финансов Хабаровского края от 28 апреля 2012 г. № 44П.
3.9. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения
3.9.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
3.9.2. Справки по вопросам рассмотрения обращений граждан предоставляются сотрудниками Отдела при личном обращении или посредством справочного телефона.
3.9.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения;
- о деятельности органов исполнительной власти края по устным запросам.
3.9.4. Телефонные звонки от заявителей по вопросу получения справки о рассмотрении обращений граждан принимаются ежедневно с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничный день - с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 17.00 часов.
3.9.5. При получении запроса по телефону сотрудник Отдела:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свои фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и определенное время, к назначенному сроку работник подготавливает ответ.
3.9.6. Во время разговора сотрудник Отдела должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
4. Порядок и формы контроля за исполнением Порядка
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением ответственными должностными лицами положений настоящего Порядка
4.1.1. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
4.1.2. Текущий контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан, и принятием решений государственными гражданскими служащими осуществляется должностными лицами структурных подразделений министерства.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками министерства положений настоящего Порядка, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Хабаровского края.
4.2. Ответственность исполнителей министерства за решения и действия (бездействие), осуществляемые в ходе рассмотрения обращений граждан
4.2.1. Исполнители, работающие с обращениями граждан, несут установленную законодательством ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов.
4.2.2. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения по акту временно замещающему его специалисту.
При освобождении от замещаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения по акту специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан.
4.2.3. Сведения, содержащиеся в обращении, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с обращением. Не допускается разглашение сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Приложение № 1
к Порядку
организации приема граждан, рассмотрения
устных и письменных обращений граждан
в министерстве финансов Хабаровского края
Образец
Лицевая сторона
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ПИСЬМА
Дата регистрации Регистрационный номер
Ф.И.О. автора(ов) Срок исполнения
Адрес автора(ов) Откуда письмо
Автор сопроводительного Номер и дата
письма сопроводительного письма
Количество страниц Частота обращения
Номер предыдущего Дата предыдущего
обращения обращения
Вид контроля Поставил на контроль
Резолюция Автор резолюции
СОДЕРЖАНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ
Содержание заявления
Обратная сторона
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
Дата Кому Содержание Оригинал, Контрольные Ответственный
передачи на поручено поручения копия и отметки исполнитель
исполнение т.д.
Дата ответа Регистрационный Продлено до Кем дан ответ
номер ответа
Снято с Кем дан ответ
контроля
(дата)
С контроля Дело
снял
Приложение № 2
к Порядку
организации приема граждан, рассмотрения
устных и письменных обращений граждан
в министерстве финансов Хабаровского края
Образец сопроводительного письма
Министерство финансов
Хабаровского края
ул. Фрунзе, 72, г. Хабаровск, 680002,
Тел. (4212) 32-97-74, факс 32-40-47
e-mail: priem@krfd/khv.ru
ОГРН 1032700295550, ИНН 2700000176
КПП 272101001
10.10.2011 02-14/5892 Администрация города
______________ № ______________ Комсомольска-на-Амуре
На № ______________ от ______________
О направлении обращения
Иванова В.П.
В соответствии с требованиями части 3 статьи 8 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" направляем обращение, поступившее в адрес министерства финансов Хабаровского края.
О результатах просьба сообщить заявителю.
Автор: Иванов В.П., Пушкина ул., д. 12, кв. 5, г. Комсомольск-на-Амуре, 681000.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Заместитель министра А.А.Мазур
Чехарева Светлана Геннадьевна
74-78-53
Приложение № 3
к Порядку
организации приема граждан, рассмотрения
устных и письменных обращений граждан
в министерстве финансов Хабаровского края
Образец уведомления гражданина о направлении его обращения на рассмотрение
Министерство финансов
Хабаровского края
ул. Фрунзе, 72, г. Хабаровск, 680002,
Тел. (4212) 32-97-74, факс 32-40-47
e-mail: priem@krfd/khv.ru
ОГРН 1032700295550, ИНН 2700000176
КПП 272101001
10.10.2011 02-14/5893 Иванову В.П.
______________ № ______________ Ул. Пушкина, д. 12, кв. 5,
На № ______________ от ______________ г. Комсомольск-на-Амуре,
681000
О переадресации обращения
Ваше обращение, поступившее в адрес министерства финансов Хабаровского края, в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" направлено на рассмотрение по компетенции в администрацию г. Комсомольска-на-Амуре (Аллея Труда, д. 13, г. Комсомольск-на-Амуре, 681000) для принятия решения и ответа Вам по существу вопроса(ов).
Заместитель министра А.А.Мазур
Чехарева Светлана Геннадьевна
74-78-53
Приложение № 4
к Порядку
организации приема граждан, рассмотрения
устных и письменных обращений граждан
в министерстве финансов Хабаровского края
Образец сопроводительного письма с контролем
Министерство финансов
Хабаровского края
ул. Фрунзе, 72, г. Хабаровск, 680002,
Тел. (4212) 32-97-74, факс 32-40-47
e-mail: priem@krfd/khv.ru
ОГРН 1032700295550, ИНН 2700000176
КПП 272101001
10.10.2011 02-14/5894 Министерство социальной
______________ № ______________ защиты населения
На № ______________ от ______________ Хабаровского края
О направлении обращения
Суханова В.А.
В соответствии с требованиями части 3 статьи 8 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" направляем обращение, поступившее в адрес министерства финансов Хабаровского края.
О результатах просим сообщить в министерство финансов Хабаровского края и автору обращения.
Автор: Суханов В.А., ул. Серышева, д. 21, кв. 34, г. Хабаровск, 680000.
Приложение: на 2 л.
Заместитель министра А.А.Мазур
Чехарева Светлана Геннадьевна
74-78-53
Приложение № 5
к Порядку
организации приема граждан, рассмотрения
устных и письменных обращений граждан
в министерстве финансов Хабаровского края
Образец уведомления гражданина о направлении его обращения на рассмотрение
Министерство финансов
Хабаровского края
ул. Фрунзе, 72, г. Хабаровск, 680002,
Тел. (4212) 32-97-74, факс 32-40-47
e-mail: priem@krfd/khv.ru
ОГРН 1032700295550, ИНН 2700000176
КПП 272101001
10.10.2011 02-14/5895 Суханову В.А.
______________ № ______________ Серышева ул., д. 21, кв. 34,
На № ______________ от ______________ г. Хабаровск, 680000
О переадресации обращения
Ваше обращение, поступившее в адрес министерства финансов Хабаровского края, в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" направлено на рассмотрение по компетенции в министерство социальной защиты населения Хабаровского края (ул. Фрунзе, д. 67, г. Хабаровск, 680000) с просьбой проинформировать о результатах Вас и Правительство Хабаровского края.
Заместитель министра А.А.Мазур
Чехарева Светлана Геннадьевна
74-78-53
Приложение № 6
к Порядку
организации приема граждан, рассмотрения
устных и письменных обращений граждан
в министерстве финансов Хабаровского края
Образец
Лицевая сторона
КАРТОЧКА УЧЕТА ПРИЕМА ГРАЖДАН
Дата регистрации Регистрационный номер
Ф.И.О. заявителя
Место работы, должность
Льготный состав
Социальное положение
Адрес
Частота обращения Вид контроля
Ф.И.О. ведущего прием Резолюция
Ответственный
исполнитель
Срок исполнения
Автор резолюции
СОДЕРЖАНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ
Содержание заявления
Обратная сторона
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
Дата передачи Кому Содержание Кто Контрольная Ответственный
на исполнение поручено поручения поручил отметка исполнитель
Дата ответа Регистрационный Продлено
номер
Снято с контроля
Кем дан ответ
Приложение № 7
к Порядку
организации приема граждан, рассмотрения
устных и письменных обращений граждан
в министерстве финансов Хабаровского края
Образец сопроводительного письма о постановке обращения на дополнительный контроль
Министерство финансов
Хабаровского края
ул. Фрунзе, 72, г. Хабаровск, 680002,
Тел. (4212) 32-97-74, факс 32-40-47
e-mail: priem@krfd/khv.ru
ОГРН 1032700295550, ИНН 2700000176
КПП 272101001
10.10.2011 02-14/5896 Администрация Амурского
______________ № ______________ муниципального района
На № ______________ от ______________
О дополнительном контроле
за исполнением обращения
Петровой Г.И.
Доводим до сведения, что обращение Петровой Г.И. от 20 июля 2012 г. № 3434 оставлено на дополнительном контроле в министерстве финансов Хабаровского края до 18 октября 2011 г., так как вопросы, содержащиеся в нем, до настоящего времени в полной мере не решены.
Просим продолжить рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, о результатах сообщить в указанный срок в министерство финансов Хабаровского края и автору обращения.
Автор: Петрова Г.И., 2-й микрорайон, д. 110, кв. 51, пос. Эльбан, Амурский р-н, Хабаровский край, 682000.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Заместитель министра А.А.Мазур
Чехарева Светлана Геннадьевна
74-78-53
------------------------------------------------------------------